Hieronder vind je het Privacybeleid van ZOOM. Lees deze geregeld door aangezien het beleid onderhevig is aan veranderingen. Wanneer er wordt gesproken over ‘ons’ of ‘wij’, wordt daarmee ZOOM alswel het Van Rein Instituut bedoeld.

Hoe werken wij?

ZOOM is een zelfstandige psychologen praktijk, welke praktijk houdt binnen het Van Rein Instituut. Naast de praktijkruimte worden tevens de administratieve afhandelingen verzorgd door het Van Rein Instituut, zo ook de cliëntgegevensverwerking. Het Van Rein Instituut is een multidisciplinaire praktijk die door de inzet van verschillende zelfstandige osteopaten, podologen, psychologen, hypnotherapeuten, kinesiologen e.d. cliënten helpt naar een pijn- en klachtenvrij bestaan.

Osteopathie is bijvoorbeeld een manuele geneeswijze waarbij de oorzaak/oorsprong van de klacht wordt aangepakt. Om je succesvol te kunnen behandelen dienen wij gegevens van je te registreren. 
Wij stellen bij de uitvoering van onze diensten zelf het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Volgens de wet zijn wij daarom Verwerkingsverantwoordelijke.

Contactgegevens van het Van Rein Instituut zijn:

Waarom dit beleid?

Wij zijn ervoor verantwoordelijk om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Wij willen o.a. transparant zijn over de soorten gegevens die er worden verwerkt, de doelen voor de verwerking, met wie er gegevens worden gedeeld en welke rechten je hebt. In dit privacy-beleid informeren wij je hierover.

Verwerking van je gegevens

Wanneer je een behandeling of een andere dienst bij ons wilt afnemen wordt er gevraagd om persoonsgegevens. Deze gegevens verstrek je over het algemeen aan degene die op dat moment bij de receptie werkzaam is.

NAW gegevens
Welke gegevens wij van je verwerken is afhankelijk van het contact dat er is:

  • Als je deze website bezoekt, verzamelen wij via jouw IP-adres gegevens over je bezoek aan de site, cookies en cookie-instellingen. Er wordt alleen gebruik gemaakt van cookies die een functionele rol binnen de website of de geboden diensten spelen.
  • Als je informatie bij ons opvraagt, wordt er gevraagd of je jouw contactgegevens op wilt geven zodat wij de informatie aan je kunnen toesturen.
  • Als je klant wordt, hebben wij in ieder geval je contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) nodig. Deze gegevens gebruiken wij voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben.

Financiele gegevens
Als je klant bij ons bent, kunnen wij je bankrekeningnummer gebruiken om betalingen te doen en te incasseren.

Gezondheidsgegevens
Om je succesvol te kunnen behandelen hebben wij informatie over je gezondheid nodig.
Onze medewerkers verwerken alleen gezondheidsgegevens die zij voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die zij verwerken.

Burgerservicenummer (BSN)
In sommige gevallen verwerken wij ook je BSN. Wij verwerken je BSN alleen als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.

Gegevens over jouw contact met ons
Wij verwerken gegevens over het contact dat je met ons had wanneer je ons een vraag hebt gesteld of wanneer je een klacht bij ons indient. Jouw klacht nemen wij op in onze klachtenadministratie.

Hoe komen wij aan persoonsgegevens?

In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens van jou persoonlijk. Wij kunnen ook gegevens ontvangen en verwerken van andere partijen zoals de podoloog of een ingehuurde partij. We leggen in ons verwerkingenregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen als deze bronnen bij ons bekend zijn. We informeren je zoveel mogelijk over de bronnen waar we de gegevens van hebben ontvangen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelen:

Dossiervorming & facturatie
Onze medewerkers en therapeuten gebruiken jouw persoonsgegevens voor het bijhouden van het behandeldossier en voor het maken van de facturen ten behoeve van jouw behandeling en voor jou om jouw factuur in te kunnen dienen bij jouw zorgverzekeraar.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening
Wij gebruiken persoonsgegevens om contact met je op te kunnen nemen. Het uitvoeren van intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s te toetsen en of de wetgeving goed is ingevoerd en wordt nageleefd.

Marketing activiteiten
Wij houden je graag op de hoogte van onze diensten. Via e-mails, nieuwsbrieven, onze website en sociale media kunnen wij je op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen en aanvullende diensten die voor jou relevant kunnen zijn. Wil je deze informatie liever niet ontvangen? Dan kun je je via een ontvangen bericht afmelden.

Verbeteren en innoveren
We gebruiken persoonsgegevens om onze producten en diensten te blijven verbeteren. Om dit te kunnen doen maken wij rapportages en analyses van onze diensten. Bij het opstellen hiervan verwijderen wij waar mogelijk de persoonsgegevens de we niet nodig hebben, ook kunnen we gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken.

Op welke rechtsgrond verwerken wij persoonsgegevens?

Verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als we daar een wettelijke grondslag voor hebben. Wij hanteren de volgende grondslagen:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld de behandeling.
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld het opvragen van een kopie identiteitsbewijs om je te identificeren.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld wanneer we een onderzoek naar een mogelijke behandeltherapie doen. 
Hierbij maken we een belangenafweging tussen het gerechtvaardigd belang van ons of van een derde en jouw belang.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van fysieke ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en zorgen ervoor dat onze medewerkers kennis hebben op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Alleen geautoriseerd personeel kan jouw gegevens inzien en verwerken. Onze leveranciers van software en IT-systemen verplichten wij om minimaal gelijkwaardige beveiligingsmaatregelen te treffen. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring én de eed of belofte afgelegd. Medewerkers beloven en/of verklaren hierbij dat ze zich houden aan de wet- en regelgeving en gedragscodes en integer zullen handelen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoe lang wij uw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een bewaartermijnenbeleid opgesteld.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens met derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering. Wij delen persoonsgegevens met:

  • Onze medewerkers, wanneer zij direct betrokken zijn bij jouw therapie of behandelplan;
  • Onze therapeuten, wanneer zij direct betrokken zijn bij jouw therapie of behandelplan;
  • De overheid als wij dat wettelijk verplicht zijn. Hierbij kun je denken aan toezichthouders zoals de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • Bedrijven die wij inschakelen om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met onze praktijk of als werkgever. Hierbij kun je denken aan agendabeheersysteem,  incassobureaus, expertisebureaus, arbodiensten, advocaten of verzekeringsmaatschappijen.

Wij kunnen de verwerking van persoonsgegevens ook uitbesteden aan derde partijen. Volgens de wet zijn die derde partijen dan verwerkers van persoonsgegevens. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van IT- dienstverleners voor onderhoud en supportfuncties. Zulke partijen worden beschouwd als verwerker omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens in het kader van onze producten en diensten. Wij blijven in die situaties verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Wat zijn jouw rechten?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je een aantal rechten die je ten opzichte van ons uit kunt oefenen. Welke rechten dit zijn en hoe je die ten opzichte van ons kunt uitoefenen lees je hieronder.

Gegevens inzien of verbeteren 

Je hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. Je kunt onze afdeling Privacy hiervoor een verzoek tot inzage of correctie sturen via onderstaande contactgegevens:

Afdeling Privacy
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
telefoon: 072-5155454
e-mail: privacy@vanreininstituut.nl
adres: Dr. Schaepmankade 1, 1814 RA Alkmaar

Wij stellen controlevragen of vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs om je te identificeren. Binnen 30 dagen ontvang je een reactie van ons.

Identiteitsbewijs

Bij het verstrekken van een kopie van jouw identiteitsbewijs moet je jouw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar maken. We raden je ook aan om op de kopie aan te geven dat deze kopie bestemd is om jouw rechten met betrekking tot je persoonsgegevens uit te oefenen. Gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’. In een aantal gevallen en onder voorwaarden heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van je hebben te laten wissen. Dit is het geval indien:

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
  • je gegrond bezwaar tegen de verwerking maakt;
  • jouw persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
  • wij wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens te wissen.

Het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Als wij niet voldoen aan jouw verzoek om je persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij je over de redenen waarom wij niet aan je verzoek zullen voldoen.

Beperking van de verwerking
Als je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kun je verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer door ons mogen worden verwerkt.

Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit) 

Je hebt het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die je aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van een overeenkomst die je met ons hebt gesloten. Het gaat hier alleen om persoonsgegevens die wij van jou zelf hebben ontvangen en niet om gegevens die wij van derden hebben ontvangen. Het doel van dit recht is om je in staat te stellen deze gegevens eenvoudig over te dragen aan een andere partij.

Recht van bezwaar 

Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde. In dat geval zullen wij je gegevens niet langer verwerken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Afmelden voor aanbiedingen
Wij kunnen je benaderen voor aanbiedingen. Je hebt het recht om je af te melden voor nieuwsbrieven of aanbiedingen over onze en aanverwante diensten. In commerciële aanbiedingen vermelden wij altijd een afmeldmogelijkheid.

Aanpassing privacyverklaring

De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up to date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze websites. Wij kunnen je ook actief informeren over wijzigingen in deze privacyverklaring door middel van een e-mail of nieuwsbericht.

Vragen of klachten

Heb je vragen over dit Privacybeleid? Of heb je een klacht over privacy? Dan kun je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Afdeling Privacy
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
telefoon: 072-5155454
e-mail: privacy@vanreininstituut.nl
adres: Dr. Schaepmankade 1, 1814 RA, Alkmaar

 

Ook kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of neemt telefonisch contact op via 0900-2001201.